KUNY ERP · Protection des données

Politique de confidentialité

Cette politique explique comment les informations personnelles sont utilisées dans le cadre de KUNY ERP et de ses applications mobiles professionnelles.

Version du 17 octobre 2026.

1. Objet et périmètre

KUNY ERP est une solution de gestion destinée aux organisations et à leurs utilisateurs habilités. Selon les modules activés et les droits attribués, elle permet de gérer ou de consulter les relations clients et fournisseurs, les ventes, les achats, les stocks, les documents de gestion, les opérations financières et les tâches professionnelles. Les applications mobiles donnent accès aux fonctions disponibles pour le profil et la société sélectionnés.

Cette politique couvre les données personnelles utilisées pour ces services, la gestion des accès, l’assistance et la sécurité. Les données purement techniques ou commerciales deviennent des données personnelles lorsqu’elles permettent d’identifier une personne.

2. Qui est responsable des traitements ?

L’organisation qui utilise KUNY détermine les finalités de gestion de ses données métier, les utilisateurs autorisés et les règles applicables à ses activités. Elle constitue votre premier interlocuteur pour les données qu’elle enregistre dans l’ERP.

4D4SAP édite KUNY et assure le contact indiqué ci-dessus. La répartition des responsabilités entre l’organisation, 4D4SAP et les éventuels intervenants d’hébergement ou de maintenance dépend des services effectivement fournis et des contrats applicables. Elle doit être précisée dans les documents contractuels de chaque déploiement.

3. Quelles données sont utilisées ?

• Accès et profil : identifiant, informations d’authentification, nom d’affichage, rôle professionnel, langue, sociétés accessibles et autorisations.
• Contacts professionnels : noms, fonctions, coordonnées et adresses des interlocuteurs clients, fournisseurs et autres partenaires enregistrés par l’organisation.
• Gestion métier : commandes, factures, livraisons, articles, tâches, documents et informations financières lorsqu’ils contiennent des données relatives à une personne.
• Fonctionnement et sécurité : sessions, adresse IP, requêtes, événements techniques et traces d’activité produits par les services utilisés.
• Assistance : adresse de contact, contenu de la demande et informations ou pièces jointes que vous choisissez de transmettre.

Les données peuvent provenir de vous, de votre organisation, de ses utilisateurs habilités ou des systèmes qu’elle raccorde à KUNY. L’authentification et certaines données de profil sont nécessaires à l’accès au service. Les autres informations dépendent du parcours métier et des obligations de votre organisation. Sans les informations indispensables à un parcours, celui-ci ne peut pas être exécuté.

4. Pourquoi ces données sont-elles utilisées ?

• Vérifier votre identité et appliquer les droits correspondant à votre profil et à votre société.
• Fournir les fonctions de gestion demandées par votre organisation et assurer la continuité des dossiers.
• Présenter les documents, indicateurs et tâches autorisés.
• Traiter les demandes d’aide, diagnostiquer les incidents et sécuriser les accès.
• Assurer la traçabilité et répondre aux obligations applicables aux opérations concernées.

5. Quels fondements s’appliquent ?

Les fondements doivent être déterminés pour chaque finalité par le responsable du traitement. Selon la situation, ils peuvent relever de l’exécution d’un contrat, d’une obligation légale ou d’un intérêt légitime, notamment la sécurité du service ou la gestion de la relation professionnelle. Le consentement ne doit être retenu que pour les traitements qui reposent effectivement sur ce fondement ; il peut alors être retiré pour l’avenir. La liste des fondements retenus par 4D4SAP pour ses propres traitements reste à valider.

6. Qui peut accéder aux informations ?

Les informations métier sont destinées aux personnes habilitées par l’organisation dans le cadre de leurs missions. Les intervenants chargés de l’exploitation, de la maintenance ou de l’assistance peuvent avoir accès aux informations nécessaires à leur intervention, selon le dispositif réellement en place. Des autorités peuvent recevoir des informations lorsqu’une obligation applicable l’exige.

Les destinataires et prestataires techniques effectivement utilisés doivent être identifiés avant publication de la version définitive, ainsi que leurs lieux de traitement et les garanties applicables aux éventuels transferts hors de l’Espace économique européen.

7. Particularités de l’application mobile

Le client iOS utilise une connexion HTTPS et une session d’authentification pour échanger avec les services KUNY. Les cookies de session servent à maintenir l’accès authentifié. Les données consultées dépendent des autorisations appliquées par les services.

Lorsque vous choisissez d’ouvrir un itinéraire dans Apple Plans, la destination professionnelle sélectionnée est transmise à Plans. Ce service applique également ses propres règles de confidentialité. Un lien téléphonique peut ouvrir l’application d’appel du téléphone. Ces actions ne doivent pas être confondues avec une autorisation générale de suivre votre position.

8. Site d’assistance et échanges par e-mail

Les adresses support@mykuny.com et confidentialite@mykuny.com sont gérées chez Gandi et redirigent vers la boîte professionnelle de suivi hébergée chez One.com. Les demandes suivent donc cette chaîne de messagerie. Limitez le contenu de votre demande aux informations nécessaires ; ne transmettez jamais de mot de passe ou de code de connexion. Les coordonnées personnelles et données confidentielles présentes sur une capture doivent être masquées avant son envoi.

9. Pendant combien de temps ?

Les données métier suivent les durées définies par l’organisation selon la finalité du dossier et les obligations légales ou contractuelles correspondantes. La clôture d’un compte ne supprime pas automatiquement les documents de gestion ou les traces qui doivent être conservés.

Les données de session suivent leur validité technique. Les règles propres aux journaux, aux sauvegardes et aux demandes d’assistance doivent préciser la durée en usage courant, l’archivage éventuel et les modalités d’effacement. Les valeurs effectivement appliquées restent à confirmer ; aucun délai arbitraire n’est annoncé dans cette version de travail.

10. Sécurité et confidentialité

Le fonctionnement vérifié prévoit des échanges HTTPS, des sessions authentifiées et des contrôles d’accès liés aux profils et aux sociétés. La sécurité dépend aussi de la configuration du déploiement, de la gestion des comptes et de la protection des appareils. Protégez vos identifiants, verrouillez votre appareil et signalez rapidement une suspicion d’accès non autorisé. Cette politique ne constitue pas une garantie d’absence d’incident.

11. Vos droits et vos demandes

Selon les conditions prévues par la réglementation applicable, vous pouvez demander l’accès à vos données, leur rectification, leur effacement ou la limitation de leur traitement, exercer un droit d’opposition ou demander leur portabilité. Ces droits comportent des conditions et ne permettent pas toujours d’effacer une pièce soumise à une obligation de conservation.

Pour les données gérées par votre organisation, contactez son administrateur ou son interlocuteur chargé de la protection des données. Vous pouvez également écrire à confidentialite@mykuny.com ou à l’adresse postale de 4D4SAP. Précisez votre demande et l’organisation concernée ; des informations proportionnées peuvent être nécessaires pour vérifier votre identité. Vous pouvez introduire une réclamation auprès de la CNIL.

12. Fermeture de l’accès professionnel

Les accès sont administrés par votre organisation. Pour demander leur désactivation, adressez-vous à son administrateur. Pour une demande d’effacement, utilisez le contact confidentialité. La désactivation de l’accès, la fermeture du compte et l’effacement des données sont des opérations distinctes.

13. Mise à jour

Cette politique doit évoluer avec les fonctionnalités, les prestataires et les traitements réellement mis en œuvre. La date et le numéro de version permettent d’identifier le texte applicable. Version de travail : 1.0.